Libros contables atrasados: cuando el contador más barato le sale caro en SUNAT y Aduanas

Muchos empresarios eligen al contador más barato pensando que todos hacen lo mismo. Y mientras no pasa nada, parece una buena decisión. El problema aparece el día que necesita sus libros y descubre que no existen.

Eso le pasó a un cliente mío. Le cuento cómo fue, porque estoy segura de que no es el único caso.

Un contador barato y una carga que no se podía liberar

Mi cliente contrató el servicio contable más económico que encontró. Confió en ese estudio durante años y nunca tuvo un motivo para dudar.

Un día tuvo un problema en Aduanas con una importación. Me tocó intervenir para liberar su carga y, para defender su caso, necesitábamos presentar parte de su documentación contable.

Ahí empezó lo raro. Pedíamos los documentos y el contador demoraba. Un día, otro día, siempre con una excusa distinta.

Revisamos su contabilidad y encontramos la razón: el Libro Diario no se había presentado en varios periodos. La demora no era casual. No había libros que entregar.

Al final mi cliente tenía dos problemas en lugar de uno: una carga que no podía sustentar y una deuda pendiente con SUNAT por libros atrasados.

Sus libros contables tienen fecha de vencimiento

Cada libro contable tiene un plazo máximo para estar al día. No basta con tenerlo listo “algún día”. Si su contador no registra las operaciones de un mes dentro de ese plazo, la infracción ya está cometida, aunque nadie se lo haya dicho.

Y aquí viene algo que pocos saben: ante SUNAT, la responsabilidad es de su empresa, no del contador. Decir “mi contador no lo hizo” no lo libra de la multa.

Contratar un contador no lo libera de su contabilidad. Ante SUNAT, el responsable sigue siendo usted.

¿Cuánto puede costar tener los libros atrasados?

La multa se calcula sobre los ingresos de su empresa. En el caso de los libros electrónicos, puede ir desde S/ 550 hasta S/ 137,500 aproximadamente.

Pero lo que más duele no es el monto. Es que la multa se puede repetir. Un mismo mes atrasado puede generar una multa por el Libro Diario, otra por el Libro Mayor y así con cada registro. Si son varios meses, la cuenta crece rápido.

Y eso es solo la parte tributaria.

Por qué sus libros contables importan en Aduanas

Su contabilidad no solo responde ante SUNAT. También es prueba ante Aduanas.

Cuando la Aduana duda del valor que usted declaró por su mercancía, lo que se conoce como duda razonable, le va a pedir que demuestre cuánto pagó realmente. Y una parte de esa prueba está en sus libros.

Si no puede presentarla, la Aduana puede dejar de lado el valor que declaró y calcular otro. En la práctica eso significa pagar más tributos, arriesgarse a multas y tener su carga detenida más tiempo.

Por eso, cuando un importador tiene los libros atrasados, el problema con SUNAT se convierte también en un problema en Aduanas. Justo lo que vivió mi cliente.

Señales de que su contador no está al día

• Le pide documentos y siempre hay una excusa para no entregarlos.
• No le muestra las constancias de que sus libros se presentaron.
• Usted no tiene su propia Clave SOL o nunca revisa lo que se presenta.
• No tiene un contrato que diga qué hace su contador y en qué plazos.

Si se identificó con alguna, vale la pena revisar su situación cuanto antes.

¿Y si ya tiene los libros atrasados?

No entre en pánico, pero tampoco lo deje para después. El momento en que regulariza cambia mucho lo que termina pagando.

Hay formas de reducir la multa, y en algunos casos incluso de evitarla, pero dependen de su régimen, de qué libros faltan, desde cuándo y de si SUNAT ya lo notificó o no. Por eso no conviene pagar ni presentar nada sin antes revisar su caso.

Y si además tiene una importación observada, primero hay que ordenar la documentación que sostiene su defensa en Aduanas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo culpar a mi contador ante SUNAT?

No como defensa. La obligación es de su empresa. Lo que haya incumplido el contador se reclama por otro lado.

¿Se pueden regularizar los libros atrasados sin pagar multa?

En algunos casos sí, si se actúa antes de que SUNAT lo notifique, pero cada caso es distinto y conviene revisarlo antes de hacer cualquier pago.

¿El contador más barato es mala idea?

No siempre. El problema es no supervisar lo que hace. El precio bajo deja de ser un ahorro con la primera multa.

El ahorro que termina en multa

Todo lo que ahorra mes a mes pagando poco por su contabilidad se puede ir con una sola multa de SUNAT. Y si usted importa, el golpe también puede venir de Aduanas.

Soy Lesly Cataño, abogada aduanera. Si tiene una carga observada, una duda razonable o sus libros atrasados, agende una consulta y revisamos su caso.

Este artículo es informativo y refleja la normativa vigente a la fecha de publicación. No sustituye una asesoría sobre su caso concreto: cada situación depende de sus documentos y de sus plazos.